Hiệu quả khi làm việc là yếu tố quan trọng nhất để đánh giá năng lực và đóng góp của nhân viên cho công ty. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách làm việc hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 5 bí quyết để tăng hiệu quả khi làm việc mà bạn có thể áp dụng ngay bây giờ.
1. Xác định mục tiêu rõ ràng và đo lường được
Mục tiêu là điểm đến mà bạn muốn đạt được trong công việc của mình. Mục tiêu cần phải rõ ràng và đo lường được để bạn có thể kiểm tra tiến độ và kết quả của mình. Một phương pháp phổ biến để xác định mục tiêu là SMART, bao gồm:
– Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần phải cụ thể và chi tiết, tránh sử dụng những từ chung chung hoặc mơ hồ.
– Measurable (Đo lường được): Mục tiêu cần phải có những chỉ số đo lường để bạn có thể đánh giá được mức độ hoàn thành và hiệu quả của mình.
– Achievable (Khả thi): Mục tiêu cần phải khả thi và thực tế, không quá cao siêu hoặc bất khả thi so với khả năng và nguồn lực của bạn.
– Relevant (Thích hợp): Mục tiêu cần phải thích hợp và liên quan đến công việc và mục đích chung của bạn, không nên lệch hướng hoặc không liên quan.
– Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu cần phải có thời hạn xác định để bạn có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, tránh kéo dài hoặc vô hạn.
Ví dụ: Một mục tiêu SMART có thể là: Tăng doanh số bán hàng lên 20% trong 3 tháng tới bằng cách tìm kiếm 50 khách hàng tiềm năng mới mỗi tuần và gửi email giới thiệu sản phẩm cho họ.
2. Lập kế hoạch và sắp xếp công việc hợp lý
Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần lập kế hoạch và sắp xếp công việc để thực hiện mục tiêu đó. Bạn cần phân tích công việc thành các bước nhỏ hơn, ưu tiên các công việc quan trọng và khẩn cấp, phân bổ thời gian và nguồn lực cho từng công việc. Bạn cũng nên lập kế hoạch dự phòng cho những trường hợp có thể xảy ra ngoài dự kiến.
Một công cụ hữu ích để giúp bạn sắp xếp công việc là ma trận Eisenhower, bao gồm 4 ô:
– Quan trọng và khẩn cấp: Các công việc cần được làm ngay lập tức và có ảnh hưởng lớn đến kết quả của bạn.
– Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Các công việc có liên quan đến mục tiêu của bạn nhưng không cần phải làm ngay, bạn có thể lên lịch làm sau.
– Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Các công việc không có ảnh hưởng nhiều đến kết quả của bạn nhưng lại yêu cầu sự chú ý ngay, bạn có thể ủy quyền hoặc giảm bớt thời gian cho chúng.
– Không quan trọng và không khẩn cấp: Các công việc không mang lại giá trị gì cho bạn nhưng lại chiếm nhiều thời gian và năng lượng của bạn, bạn nên loại bỏ hoặc hạn chế chúng.
Ví dụ: Một ví dụ về ma trận Eisenhower có thể là:
| Quan trọng và khẩn cấp | Quan trọng nhưng không khẩn cấp |
| ———————- | —————————— |
| Hoàn thành báo cáo tuần | Lên kế hoạch cho dự án mới |
| Không quan trọng nhưng khẩn cấp | Không quan trọng và không khẩn cấp |
| ——————————- | ———————————- |
| Trả lời email của khách hàng | Lướt Facebook |
3. Tập trung vào công việc và loại bỏ sự xao nhãng
Khi bạn đã có kế hoạch và sắp xếp công việc rõ ràng, bạn cần tập trung vào công việc và loại bỏ sự xao nhãng để có thể hoàn thành công việc hiệu quả. Sự xao nhãng có thể là do các yếu tố bên ngoài như tiếng ồn, điện thoại, email, người khác… hoặc do các yếu tố bên trong như suy nghĩ, lo âu, buồn ngủ… Bạn có thể áp dụng một số cách sau để giảm thiểu sự xao nhãng:
– Tạo ra một không gian làm việc thoải mái, sạch sẽ