Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc của mỗi người. Giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp chúng ta truyền đạt thông tin, ý kiến, cảm xúc một cách rõ ràng, chính xác, mà còn giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, hợp tác hiệu quả và giải quyết xung đột một cách linh hoạt. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể giao tiếp hiệu quả một cách tự nhiên. Để giao tiếp hiệu quả, chúng ta cần phải rèn luyện những thói quen tốt trong giao tiếp. Dưới đây là 7 thói quen của người giao tiếp hiệu quả mà bạn có thể tham khảo và áp dụng.
1. Lắng nghe chủ động. Lắng nghe là một phần không thể thiếu trong giao tiếp. Lắng nghe chủ động không chỉ là việc nghe những gì người khác nói, mà còn là việc hiểu được ý nghĩa, cảm xúc và mong muốn của họ. Lắng nghe chủ động giúp chúng ta tôn trọng, thấu hiểu và đáp ứng nhu cầu của người khác, cũng như tạo ra sự gắn kết và tin tưởng trong giao tiếp. Để lắng nghe chủ động, bạn cần phải tập trung vào người nói, tránh xao nhãng hoặc đánh giá vội vàng. Bạn cũng nên đặt câu hỏi để làm rõ hoặc xác nhận những gì bạn đã nghe, và phản hồi lại bằng cách tóm tắt hoặc diễn đạt lại những gì bạn đã hiểu.
2. Nói rõ ràng và chính xác. Nói rõ ràng và chính xác là việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp với mục đích, đối tượng và hoàn cảnh của giao tiếp. Nói rõ ràng và chính xác giúp chúng ta tránh nhầm lẫn, hiểu lầm hoặc gây ra sự khó chịu cho người khác. Để nói rõ ràng và chính xác, bạn cần phải biết được thông điệp mà bạn muốn truyền đạt là gì, và sử dụng những từ ngữ, câu cấu trúc và ngữ điệu phù hợp để diễn đạt nó. Bạn cũng nên tránh sử dụng những từ ngữ khó hiểu, mơ hồ hoặc mang tính chất tiêu cực.
3. Thể hiện sự quan tâm và tôn trọng. Thể hiện sự quan tâm và tôn trọng là việc biểu lộ sự quan tâm đến những gì người khác nghĩ, cảm thấy và mong muốn, và tôn trọng quyền lợi, ý kiến và lựa chọn của họ. Thể hiện sự quan tâm và tôn trọng giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ giao tiếp dựa trên sự tương thân tương ái, cởi mở và chân thành. Để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng, bạn cần phải lắng nghe và hiểu được những gì người khác muốn nói, và phản hồi lại bằng cách thể hiện sự đồng cảm, khích lệ hoặc động viên. Bạn cũng nên tránh những hành vi giao tiếp mang tính chất xúc phạm, chê bai hoặc chỉ trích người khác.
4. Thích nghi với hoàn cảnh. Thích nghi với hoàn cảnh là việc điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình để phù hợp với những yếu tố khác nhau trong giao tiếp, như mục đích, đối tượng, nội dung, thời gian, địa điểm và văn hóa. Thích nghi với hoàn cảnh giúp chúng ta giao tiếp một cách hiệu quả và thân thiện với mọi người và mọi tình huống. Để thích nghi với hoàn cảnh, bạn cần phải có sự quan sát, nhận biết và linh hoạt trong giao tiếp. Bạn cũng nên học hỏi và tôn trọng những quy tắc và phong tục giao tiếp của những người khác.
5. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp là việc sử dụng những biểu hiện của khuôn mặt, ánh mắt, cử chỉ, thái độ và khoảng cách để bổ sung cho lời nói của mình. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp giúp chúng ta truyền đạt thông điệp một cách sinh động, rõ ràng và thuyết phục. Để sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp, bạn cần phải biết được ý nghĩa của những biểu hiện cơ thể khác nhau, và sử dụng chúng một cách tự nhiên và nhất quán với lời nói của mình. Bạn cũng nên tránh những biểu hiện cơ thể mang tính chất lãnh đạm, thiếu tập trung hoặc không tôn trọng.
6. Giải quyết xung đột một cách hợp lý. Giải quyết xung đột là việc tìm ra giải pháp cho những mâu thuẫn, bất đồng hoặc xích mích trong giao tiếp. Giải quyết xung đột một cách hợp lý giúp chúng ta duy trì mối quan hệ tốt đẹp, tránh những hậu quả tiêu cực và tạo ra những kết quả có lợi cho cả hai bên. Để giải quyết xung đột một cách hợp lý, bạn cần phải có sự bình tĩnh, kiên nhẫn và lý trí trong giao tiếp. Bạn cũng nên lắng nghe và hiểu được nguyên nhân của xung đột, tôn trọng quan điểm của người khác và tìm ra những giải pháp có tính win-win.
7. Phản ánh và tự hoàn thiện kỹ năng giao tiếp.