chúng ta sẽ cùng nhau xây dựng một hướng dẫn chi tiết về cách viết đơn xin nghỉ việc, đảm bảo bạn có thể tạo ra một lá đơn chuyên nghiệp, lịch sự và hiệu quả trong mọi tình huống.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Đơn Xin Nghỉ Việc
Mục Lục
1. Tại Sao Cần Một Đơn Xin Nghỉ Việc Chuyên Nghiệp?
2. Các Yếu Tố Cần Có Trong Đơn Xin Nghỉ Việc
3. Cấu Trúc Chi Tiết Của Đơn Xin Nghỉ Việc
4. Cách Diễn Đạt Các Ý Chính Trong Đơn
5. Những Điều Nên và Không Nên Làm Khi Viết Đơn
6. Các Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc (Ví Dụ)
7. Xử Lý Các Tình Huống Đặc Biệt
8. Sau Khi Nộp Đơn: Các Bước Tiếp Theo
9. Kiểm Tra và Chỉnh Sửa Lần Cuối
10.
Lời Khuyên Bổ Sung
1. Tại Sao Cần Một Đơn Xin Nghỉ Việc Chuyên Nghiệp?
Duy Trì Mối Quan Hệ Tốt Đẹp:
Dù bạn rời công ty vì bất kỳ lý do gì, việc giữ gìn mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và cấp trên là rất quan trọng. Một lá đơn chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng và giúp bạn duy trì mạng lưới quan hệ trong tương lai.
Tạo Ấn Tượng Tốt:
Đơn xin nghỉ việc là cơ hội cuối cùng để bạn tạo ấn tượng tốt với công ty. Một lá đơn được viết cẩn thận sẽ cho thấy bạn là người chuyên nghiệp, có trách nhiệm và biết cách kết thúc công việc một cách lịch sự.
Đảm Bảo Quyền Lợi:
Một lá đơn xin nghỉ việc rõ ràng và chính xác sẽ giúp bạn đảm bảo các quyền lợi liên quan đến lương, thưởng, bảo hiểm và các chế độ khác.
Hồ Sơ Chuyên Nghiệp:
Đơn xin nghỉ việc là một phần của hồ sơ làm việc của bạn. Một lá đơn được viết tốt sẽ là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và thái độ làm việc tích cực của bạn.
2. Các Yếu Tố Cần Có Trong Đơn Xin Nghỉ Việc
Một đơn xin nghỉ việc hoàn chỉnh cần có các yếu tố sau:
Thông Tin Cá Nhân:
Tên đầy đủ, chức vụ, bộ phận (nếu có).
Thông Tin Công Ty:
Tên công ty, địa chỉ (nếu cần).
Ngày Viết Đơn:
Ngày tháng năm bạn viết đơn.
Lời Chào Mở Đầu:
Lời chào trang trọng gửi đến người nhận (thường là cấp trên trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự).
Nội Dung Chính:
Thông Báo Nghỉ Việc:
Tuyên bố rõ ràng ý định xin nghỉ việc.
Ngày Nghỉ Việc:
Nêu rõ ngày bạn muốn chính thức nghỉ việc (thường là sau thời gian thông báo trước).
Lời Cảm Ơn:
Bày tỏ lòng biết ơn đối với cơ hội làm việc và những kinh nghiệm bạn đã có được tại công ty.
Lý Do Nghỉ Việc (Tùy Chọn):
Có thể nêu lý do ngắn gọn và tế nhị (nếu muốn).
Đề Nghị Hỗ Trợ:
Đề nghị hỗ trợ trong quá trình bàn giao công việc.
Lời Chúc Tốt Đẹp:
Chúc công ty phát triển và thành công.
Lời Chào Kết Thúc:
Lời chào trang trọng kết thúc đơn.
Chữ Ký:
Chữ ký của bạn (nếu là đơn bản cứng).
Tên Đầy Đủ:
Tên đầy đủ của bạn (đánh máy hoặc viết tay).
3. Cấu Trúc Chi Tiết Của Đơn Xin Nghỉ Việc
Dưới đây là cấu trúc chi tiết của một lá đơn xin nghỉ việc, kèm theo hướng dẫn cụ thể cho từng phần:
Phần Đầu Trang:
Thông Tin Cá Nhân:
Ghi rõ họ và tên đầy đủ của bạn ở góc trên cùng bên trái của trang.
Bên dưới, ghi chức vụ hiện tại của bạn trong công ty.
Nếu cần thiết, bạn có thể ghi thêm bộ phận bạn đang làm việc.
Ví dụ:
“`
Nguyễn Văn A
Nhân viên Kinh doanh
Phòng Kinh doanh
“`
Thông Tin Công Ty:
Ở phía trên cùng bên phải của trang, ghi tên công ty.
Nếu cần, bạn có thể ghi thêm địa chỉ của công ty.
Ví dụ:
“`
Công ty TNHH ABC
Số 123, Đường XYZ, Quận …, TP.HCM
“`
Ngày Viết Đơn:
Ghi ngày, tháng, năm bạn viết đơn ở ngay dưới thông tin công ty, căn lề phải.
Ví dụ:
“`
Ngày 15 tháng 05 năm 2024
“`
Phần Thân Đơn:
Lời Chào Mở Đầu:
Sử dụng lời chào trang trọng, thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
Người nhận thường là cấp trên trực tiếp của bạn (ví dụ: Trưởng phòng, Giám đốc) hoặc bộ phận nhân sự.
Ví dụ:
“Kính gửi: Ông/Bà [Tên người nhận], [Chức vụ]”
“Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH ABC”
“Kính gửi: Phòng Nhân sự Công ty TNHH ABC”
Thông Báo Nghỉ Việc:
Đây là phần quan trọng nhất của đơn, bạn cần tuyên bố rõ ràng ý định xin nghỉ việc.
Sử dụng ngôn ngữ trực tiếp, ngắn gọn và lịch sự.
Ví dụ:
“Tôi viết đơn này để chính thức thông báo về việc tôi xin thôi việc tại Công ty TNHH ABC.”
“Tôi xin gửi đơn này để thông báo về quyết định thôi việc của tôi tại vị trí Nhân viên Kinh doanh của công ty.”
Ngày Nghỉ Việc:
Nêu rõ ngày bạn muốn chính thức nghỉ việc.
Đảm bảo bạn tuân thủ thời gian thông báo trước theo quy định của công ty và pháp luật lao động.
Ví dụ:
“Tôi xin được nghỉ việc kể từ ngày [Ngày, tháng, năm].”
“Tôi mong muốn ngày làm việc cuối cùng của tôi là ngày [Ngày, tháng, năm].”
“Theo quy định của công ty, tôi xin thông báo trước 30 ngày và mong muốn được nghỉ việc từ ngày [Ngày, tháng, năm].”
Lời Cảm Ơn:
Bày tỏ lòng biết ơn đối với cơ hội làm việc và những kinh nghiệm bạn đã có được tại công ty.
Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự trân trọng đối với những gì công ty đã mang lại cho bạn.
Ví dụ:
“Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi được làm việc và phát triển trong thời gian qua. Tôi đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm quý báu tại đây.”
“Tôi rất biết ơn sự hỗ trợ và giúp đỡ của Ban Giám đốc và các đồng nghiệp trong suốt thời gian tôi làm việc tại công ty.”
“Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty đã cho tôi cơ hội được đóng góp và trưởng thành trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.”
Lý Do Nghỉ Việc (Tùy Chọn):
Việc nêu lý do nghỉ việc là tùy chọn, bạn không bắt buộc phải đề cập đến.
Nếu bạn quyết định nêu lý do, hãy chọn một lý do ngắn gọn, tế nhị và không gây mâu thuẫn.
Tránh nêu những lý do tiêu cực hoặc đổ lỗi cho công ty.
Ví dụ:
“Lý do tôi xin nghỉ việc là vì tôi muốn tìm kiếm cơ hội phát triển bản thân trong một lĩnh vực khác.”
“Tôi xin nghỉ việc vì lý do cá nhân.”
“Tôi xin nghỉ việc để tập trung vào việc học tập nâng cao trình độ chuyên môn.”
“Tôi xin nghỉ việc vì lý do gia đình.”
Đề Nghị Hỗ Trợ:
Đề nghị hỗ trợ trong quá trình bàn giao công việc để đảm bảo công việc được tiếp tục một cách suôn sẻ.
Thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự chuyên nghiệp của bạn.
Ví dụ:
“Tôi sẵn sàng hỗ trợ công ty trong quá trình bàn giao công việc cho người thay thế.”
“Tôi sẽ cố gắng hoàn thành tất cả các công việc được giao trước khi rời công ty và sẵn lòng hướng dẫn người mới nếu cần.”
“Tôi xin cam kết sẽ bàn giao công việc một cách đầy đủ và chi tiết để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.”
Lời Chúc Tốt Đẹp:
Chúc công ty phát triển và thành công trong tương lai.
Thể hiện sự thiện chí và mong muốn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty.
Ví dụ:
“Tôi xin chúc quý công ty ngày càng phát triển và đạt được nhiều thành công hơn nữa.”
“Tôi xin chúc công ty luôn vững mạnh và gặt hái được nhiều thành tựu trong tương lai.”
“Tôi hy vọng công ty sẽ tiếp tục phát triển và mang lại nhiều giá trị cho cộng đồng.”
Phần Cuối Đơn:
Lời Chào Kết Thúc:
Sử dụng lời chào trang trọng để kết thúc đơn.
Ví dụ:
“Trân trọng cảm ơn.”
“Kính thư.”
“Trân trọng.”
Chữ Ký:
Nếu là đơn bản cứng, bạn cần ký tên của mình vào đơn.
Chữ ký nên rõ ràng và dễ đọc.
Tên Đầy Đủ:
Ghi rõ họ và tên đầy đủ của bạn ngay bên dưới chữ ký (đánh máy hoặc viết tay).
Ví dụ:
“`
Ký tên
Nguyễn Văn A
“`
4. Cách Diễn Đạt Các Ý Chính Trong Đơn
Ngôn Ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá thân mật, suồng sã hoặc mang tính chất cá nhân.
Sự Rõ Ràng:
Diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Tránh sử dụng câu văn dài dòng, phức tạp hoặc mơ hồ.
Tính Khách Quan:
Giữ thái độ khách quan và tránh đưa ra những nhận xét chủ quan hoặc tiêu cực về công ty, đồng nghiệp hoặc cấp trên.
Sự Tự Tin:
Thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp trong cách diễn đạt. Tránh sử dụng những câu văn mang tính chất van xin, biện minh hoặc đổ lỗi.
Sự Tôn Trọng:
Thể hiện sự tôn trọng đối với công ty, đồng nghiệp và cấp trên. Bày tỏ lòng biết ơn và thiện chí.
5. Những Điều Nên và Không Nên Làm Khi Viết Đơn
Nên:
Nghiên Cứu Kỹ Quy Định:
Tìm hiểu kỹ quy định của công ty về thời gian thông báo trước khi nghỉ việc.
Viết Ngắn Gọn và Súc Tích:
Tránh viết quá dài dòng, tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
Sử Dụng Ngôn Ngữ Chuyên Nghiệp:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp.
Kiểm Tra Lỗi Chính Tả và Ngữ Pháp:
Đảm bảo đơn không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
Gửi Đơn Đúng Thời Hạn:
Gửi đơn trước thời gian quy định để đảm bảo quyền lợi của bạn.
Giữ Bản Sao:
Lưu giữ một bản sao của đơn xin nghỉ việc để làm bằng chứng.
Bàn Giao Công Việc Cẩn Thận:
Hỗ trợ công ty trong quá trình bàn giao công việc để đảm bảo công việc được tiếp tục một cách suôn sẻ.
Không Nên:
Nói Xấu Về Công Ty:
Tránh đưa ra những nhận xét tiêu cực hoặc chỉ trích công ty, đồng nghiệp hoặc cấp trên.
Đổ Lỗi Cho Người Khác:
Tránh đổ lỗi cho người khác về quyết định nghỉ việc của bạn.
Yêu Cầu Quá Đáng:
Tránh đưa ra những yêu cầu quá đáng hoặc không hợp lý.
Viết Quá Cảm Xúc:
Tránh viết đơn quá cảm xúc hoặc thể hiện sự tức giận, thất vọng.
Gửi Đơn Quá Muộn:
Tránh gửi đơn quá muộn hoặc không tuân thủ thời gian thông báo trước.
Không Bàn Giao Công Việc:
Tránh bỏ bê công việc hoặc không hỗ trợ công ty trong quá trình bàn giao.
6. Các Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc (Ví Dụ)
Dưới đây là một số mẫu đơn xin nghỉ việc bạn có thể tham khảo:
Mẫu 1: Đơn Xin Nghỉ Việc Cơ Bản
“`
Nguyễn Văn A
Nhân viên Kinh doanh
Phòng Kinh doanh
Công ty TNHH ABC
Số 123, Đường XYZ, Quận …, TP.HCM
Ngày 15 tháng 05 năm 2024
Kính gửi: Ông/Bà [Tên người nhận], [Chức vụ]
Tôi viết đơn này để chính thức thông báo về việc tôi xin thôi việc tại Công ty TNHH ABC. Tôi xin được nghỉ việc kể từ ngày [Ngày, tháng, năm].
Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi được làm việc và phát triển trong thời gian qua. Tôi đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm quý báu tại đây.
Tôi sẵn sàng hỗ trợ công ty trong quá trình bàn giao công việc cho người thay thế.
Tôi xin chúc quý công ty ngày càng phát triển và đạt được nhiều thành công hơn nữa.
Trân trọng cảm ơn.
Ký tên
Nguyễn Văn A
“`
Mẫu 2: Đơn Xin Nghỉ Việc Nêu Lý Do
“`
Nguyễn Thị B
Nhân viên Marketing
Phòng Marketing
Công ty Cổ phần XYZ
Số 456, Đường ABC, Quận …, TP.HCM
Ngày 15 tháng 05 năm 2024
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty Cổ phần XYZ
Tôi xin gửi đơn này để thông báo về quyết định thôi việc của tôi tại vị trí Nhân viên Marketing của công ty. Tôi mong muốn ngày làm việc cuối cùng của tôi là ngày [Ngày, tháng, năm].
Lý do tôi xin nghỉ việc là vì tôi muốn tìm kiếm cơ hội phát triển bản thân trong một lĩnh vực khác.
Tôi rất biết ơn sự hỗ trợ và giúp đỡ của Ban Giám đốc và các đồng nghiệp trong suốt thời gian tôi làm việc tại công ty. Tôi xin cam kết sẽ bàn giao công việc một cách đầy đủ và chi tiết để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Tôi xin chúc công ty luôn vững mạnh và gặt hái được nhiều thành tựu trong tương lai.
Kính thư.
Ký tên
Nguyễn Thị B
“`
Mẫu 3: Đơn Xin Nghỉ Việc Ngắn Gọn
“`
Trần Văn C
Nhân viên Kỹ thuật
Công ty TNHH 123
Ngày 15 tháng 05 năm 2024
Kính gửi: Phòng Nhân sự Công ty TNHH 123
Tôi xin thông báo về việc tôi xin nghỉ việc tại công ty, kể từ ngày [Ngày, tháng, năm].
Cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho tôi làm việc.
Trân trọng.
Ký tên
Trần Văn C
“`
7. Xử Lý Các Tình Huống Đặc Biệt
Nghỉ Việc Ngay Lập Tức:
Trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ: lý do sức khỏe, gia đình), bạn có thể cần phải nghỉ việc ngay lập tức mà không thể tuân thủ thời gian thông báo trước. Trong trường hợp này, hãy trình bày rõ lý do và xin phép được miễn thời gian thông báo trước.
Đề Nghị Tái Ký Hợp Đồng:
Nếu bạn muốn tiếp tục làm việc cho công ty nhưng với một vị trí hoặc điều kiện khác, bạn có thể đề nghị tái ký hợp đồng. Hãy trình bày rõ mong muốn của bạn và lý do bạn tin rằng bạn có thể đóng góp nhiều hơn cho công ty trong một vai trò khác.
Nhận Được Lời Đề Nghị Tốt Hơn:
Nếu bạn nhận được một lời đề nghị làm việc tốt hơn từ một công ty khác, bạn có thể sử dụng lá đơn xin nghỉ việc như một cơ hội để thương lượng với công ty hiện tại. Hãy trình bày rõ giá trị của bạn và những gì bạn có thể mang lại cho công ty, đồng thời đề xuất những điều kiện bạn mong muốn để tiếp tục làm việc tại đây.
8. Sau Khi Nộp Đơn: Các Bước Tiếp Theo
Thông Báo Cho Đồng Nghiệp:
Sau khi đơn xin nghỉ việc của bạn được chấp thuận, hãy thông báo cho đồng nghiệp của bạn về quyết định của bạn. Đây là cơ hội để bạn nói lời tạm biệt và cảm ơn sự hợp tác của họ.
Bàn Giao Công Việc:
Bàn giao công việc của bạn một cách cẩn thận và chi tiết cho người thay thế. Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu, thông tin và quy trình liên quan đến công việc của bạn đều được bàn giao đầy đủ.
Tham Gia Buổi Phỏng Vấn Exit:
Một số công ty có thể yêu cầu bạn tham gia một buổi phỏng vấn exit (phỏng vấn khi nghỉ việc) để thu thập thông tin phản hồi về trải nghiệm làm việc của bạn tại công ty. Hãy trả lời các câu hỏi một cách trung thực và xây dựng.
Nhận Các Giấy Tờ Cần Thiết:
Đảm bảo bạn nhận được tất cả các giấy tờ cần thiết từ công ty, chẳng hạn như giấy xác nhận thời gian làm việc, sổ bảo hiểm xã hội, quyết định thôi việc, v.v.
Dọn Dẹp Bàn Làm Việc:
Dọn dẹp bàn làm việc của bạn và trả lại tất cả các tài sản của công ty.
Duy Trì Liên Lạc:
Duy trì liên lạc với đồng nghiệp và cấp trên của bạn sau khi bạn rời công ty. Giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp có thể mang lại nhiều lợi ích cho bạn trong tương lai.
9. Kiểm Tra và Chỉnh Sửa Lần Cuối
Trước khi nộp đơn xin nghỉ việc, hãy kiểm tra và chỉnh sửa lại một lần nữa để đảm bảo rằng:
Không Có Lỗi Chính Tả và Ngữ Pháp:
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp hoặc nhờ người khác đọc lại đơn giúp bạn.
Thông Tin Chính Xác:
Đảm bảo tất cả các thông tin trong đơn đều chính xác, bao gồm tên, chức vụ, ngày tháng, v.v.
Ngôn Ngữ Phù Hợp:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp.
Bố Cục Rõ Ràng:
Đảm bảo bố cục của đơn rõ ràng, dễ đọc và dễ hiểu.
Đã Ký Tên:
Nếu là đơn bản cứng, bạn đã ký tên đầy đủ.
10. Lời Khuyên Bổ Sung
Thời Điểm:
Chọn thời điểm thích hợp để nộp đơn xin nghỉ việc. Tránh nộp đơn vào những thời điểm nhạy cảm, chẳng hạn như khi công ty đang gặp khó khăn hoặc khi bạn đang tham gia một dự án quan trọng.
Thái Độ:
Giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp trong suốt quá trình xin nghỉ việc.
Tính Bảo Mật:
Giữ kín thông tin về quyết định nghỉ việc của bạn cho đến khi bạn chính thức thông báo cho công ty.
Tư Vấn:
Nếu bạn cảm thấy bối rối hoặc không chắc chắn về điều gì, hãy tìm kiếm lời tư vấn từ những người có kinh nghiệm, chẳng hạn như bạn bè, người thân hoặc chuyên gia tư vấn nghề nghiệp.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn viết được một lá đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp, lịch sự và hiệu quả. Chúc bạn thành công!