Đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết giấy xin thôi việc (退職願 hoặc 退職届) bằng tiếng Nhật, bao gồm các mẫu câu, ngữ cảnh sử dụng, và những điều cần lưu ý. Chúng ta sẽ đi sâu vào cả hai loại giấy (願 – nguyện vọng và 届 – thông báo), cũng như các biến thể và tình huống khác nhau.
Hướng Dẫn Chi Tiết: Viết Giấy Xin Thôi Việc (退職願/退職届) Bằng Tiếng Nhật
Mục Lục:
1. Giới thiệu chung:
1.1. 退職願 (Taishoku Negai) và 退職届 (Taishoku Todoke): Sự khác biệt
1.2. Khi nào nên dùng 退職願 và 退職届?
1.3. Các yếu tố cần có trong giấy xin thôi việc
1.4. Quy tắc chung về hình thức và văn phong
2. Cấu trúc của giấy xin thôi việc:
2.1. Tiêu đề (表題)
2.2. Người nhận (宛名)
2.3. Tên người viết (署名) và con dấu (捺印)
2.4. Ngày viết (日付)
2.5. Lý do thôi việc (退職理由)
2.6. Ngày thôi việc mong muốn (退職希望日)
2.7. Phần kết (結び)
2.8. Lời cảm ơn (感謝の言葉) (Tùy chọn)
3. Mẫu câu và từ vựng hữu ích:
3.1. Tiêu đề
3.2. Người nhận
3.3. Tên người viết
3.4. Ngày viết
3.5. Lý do thôi việc (chi tiết và ví dụ)
3.6. Ngày thôi việc mong muốn
3.7. Phần kết
3.8. Lời cảm ơn
4. Các ví dụ cụ thể về giấy xin thôi việc:
4.1. Mẫu 退職願 cơ bản
4.2. Mẫu 退職届 cơ bản
4.3. Mẫu 退職願 với lý do cá nhân
4.4. Mẫu 退職願 với lý do sức khỏe
4.5. Mẫu 退職願 để chuyển sang công ty khác
4.6. Mẫu 退職願 cho nhân viên hợp đồng (契約社員)
4.7. Mẫu 退職願 cho nhân viên bán thời gian (アルバイト/パート)
5. Những điều cần lưu ý khi viết giấy xin thôi việc:
5.1. Thảo luận với cấp trên trước khi nộp đơn
5.2. Tuân thủ quy định của công ty
5.3. Viết một cách lịch sự và chuyên nghiệp
5.4. Tránh đổ lỗi hoặc chỉ trích công ty
5.5. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp
6. Các tình huống đặc biệt và cách xử lý:
6.1. Thôi việc do chuyển công tác (転勤) của vợ/chồng
6.2. Thôi việc do chăm sóc gia đình (介護)
6.3. Thôi việc do bất đồng với đồng nghiệp hoặc cấp trên
6.4. Thôi việc do công việc không phù hợp
7. Sau khi nộp giấy xin thôi việc:
7.1. Bàn giao công việc
7.2. Chào tạm biệt đồng nghiệp
7.3. Nhận các giấy tờ cần thiết
8. Tổng kết và lời khuyên:
1. Giới Thiệu Chung:
1.1. 退職願 (Taishoku Negai) và 退職届 (Taishoku Todoke): Sự khác biệt
退職願 (Taishoku Negai):
Là “đơn xin” thôi việc, thể hiện mong muốn được thôi việc. Công ty có quyền chấp nhận hoặc từ chối. Thường được sử dụng khi bạn muốn thôi việc nhưng chưa chắc chắn 100% về việc công ty sẽ đồng ý.
退職届 (Taishoku Todoke):
Là “thông báo” thôi việc. Về mặt pháp lý, sau một thời gian nhất định (thường là 2 tuần theo luật lao động Nhật Bản), bạn có quyền thôi việc ngay cả khi công ty không chấp nhận. Tuy nhiên, 退職届 thường chỉ được sử dụng khi bạn đã chắc chắn về việc thôi việc và đã thỏa thuận với công ty trước đó. Hoặc, trong một số trường hợp, khi công ty vi phạm hợp đồng lao động nghiêm trọng, bạn có thể nộp 退職届 để bảo vệ quyền lợi của mình.
1.2. Khi nào nên dùng 退職願 và 退職届?
退職願:
Khi bạn mới bắt đầu quá trình xin thôi việc.
Khi bạn muốn thương lượng về ngày thôi việc.
Khi bạn muốn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty.
退職届:
Khi bạn đã thỏa thuận xong với công ty về việc thôi việc và ngày thôi việc.
Khi bạn không cần sự chấp thuận của công ty (ví dụ: đã làm việc đủ lâu theo luật lao động).
Trong trường hợp khẩn cấp (ví dụ: công ty vi phạm hợp đồng).
Lưu ý quan trọng:
Hãy trao đổi với cấp trên và bộ phận nhân sự để biết quy định cụ thể của công ty bạn về việc sử dụng 退職願 hay 退職届.
1.3. Các yếu tố cần có trong giấy xin thôi việc:
Tiêu đề (退職願 hoặc 退職届)
Người nhận (thường là Giám đốc công ty – 代表取締役社長)
Tên người viết và con dấu
Ngày viết
Lý do thôi việc
Ngày thôi việc mong muốn
Phần kết
1.4. Quy tắc chung về hình thức và văn phong:
Hình thức:
Nên viết tay bằng bút mực đen (nếu công ty không có quy định khác).
Sử dụng giấy trắng A4.
Viết thẳng hàng, không tẩy xóa.
Gấp giấy đúng quy cách (thường là gấp ba).
Đặt trong phong bì trắng.
Văn phong:
Sử dụng kính ngữ (敬語) phù hợp.
Viết một cách lịch sự, trang trọng.
Ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề.
Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc đổ lỗi.
2. Cấu Trúc Của Giấy Xin Thôi Việc:
2.1. Tiêu đề (表題):
退職願 (Taishoku Negai) – Đơn xin thôi việc
退職届 (Taishoku Todoke) – Thông báo thôi việc
Viết ở chính giữa trang giấy, phía trên cùng.
2.2. Người nhận (宛名):
株式会社 [Tên công ty]
[Chức danh của người nhận] [Tên người nhận] 様 (sama)
Ví dụ: 株式会社 ABC 代表取締役社長 山田太郎 様 (Kabushiki Gaisha ABC Daihyou Torishimariyaku Shachou Yamada Taro Sama)
Nếu không biết tên chính xác của Giám đốc, có thể viết: 株式会社 [Tên công ty] 代表取締役社長殿 (Kabushiki Gaisha ABC Daihyou Torishimariyaku Shachou Dono)
2.3. Tên người viết (署名) và con dấu (捺印):
[Tên đầy đủ của bạn] 印 (In)
Ví dụ: 山田花子 印 (Yamada Hanako In)
Con dấu (inkan) phải là con dấu cá nhân (実印 jitsuin) đã đăng ký.
Đặt ở phía dưới bên phải của trang giấy.
2.4. Ngày viết (日付):
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]日 (Nen Gatsu Nichi)
Ví dụ: 2023年10月26日 (2023 Nen 10 Gatsu 26 Nichi)
Đặt ở phía dưới bên phải, phía trên tên người viết.
2.5. Lý do thôi việc (退職理由):
Đây là phần quan trọng nhất. Cần viết một cách rõ ràng, trung thực nhưng vẫn lịch sự.
Có thể viết ngắn gọn hoặc chi tiết tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với công ty và quy định của công ty.
Một số lý do phổ biến:
一身上の都合により (Isshinjou no Tsugou ni yori): Vì lý do cá nhân. (chung chung, thường dùng)
家庭の事情により (Katei no Jijou ni yori): Vì lý do gia đình.
健康上の理由により (Kenkoujou no Riyuu ni yori): Vì lý do sức khỏe.
キャリアアップのため (Kyaria Appu no Tame): Để phát triển sự nghiệp.
転職のため (Tenshoku no Tame): Để chuyển sang công ty khác.
2.6. Ngày thôi việc mong muốn (退職希望日):
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]付をもって (Nen Gatsu Nichi zuke o motte)
Ví dụ: 2023年11月30日付をもって (2023 Nen 11 Gatsu 30 Nichi zuke o motte): Kể từ ngày 30 tháng 11 năm 2023.
2.7. Phần kết (結び):
宜しくお願い申し上げます (Yoroshiku Onegai Moushiagemasu): Kính mong được chấp thuận.
Đặt ở phía dưới bên trái của trang giấy.
2.8. Lời cảm ơn (感謝の言葉) (Tùy chọn):
Có thể thêm một vài câu cảm ơn công ty đã tạo điều kiện làm việc trong thời gian qua.
Ví dụ: 在職中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます (Zaishoku chuu wa taihen osewa ni nari, kokoro yori kansha moushiagemasu): Trong thời gian làm việc, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, xin chân thành cảm ơn.
3. Mẫu Câu và Từ Vựng Hữu Ích:
3.1. Tiêu đề:
退職願 (Taishoku Negai): Đơn xin thôi việc
退職届 (Taishoku Todoke): Thông báo thôi việc
3.2. Người nhận:
株式会社 (Kabushiki Gaisha): Công ty cổ phần
有限会社 (Yuugen Gaisha): Công ty trách nhiệm hữu hạn
代表取締役社長 (Daihyou Torishimariyaku Shachou): Giám đốc đại diện
社長殿 (Shachou Dono): Kính gửi Giám đốc
様 (Sama): Ngài, Bà, Ông (kính ngữ)
殿 (Dono): Ngài, Bà, Ông (kính ngữ, trang trọng hơn 様)
3.3. Tên người viết:
氏名 (Shimei): Tên đầy đủ
印 (In): Con dấu
3.4. Ngày viết:
年 (Nen): Năm
月 (Gatsu): Tháng
日 (Nichi): Ngày
3.5. Lý do thôi việc (chi tiết và ví dụ):
Lý do cá nhân:
一身上の都合により (Isshinjou no Tsugou ni yori): Vì lý do cá nhân.
個人的な理由により (Kojinteki na Riyuu ni yori): Vì lý do cá nhân.
Lý do gia đình:
家庭の事情により (Katei no Jijou ni yori): Vì lý do gia đình.
親の介護のため (Oya no Kaigo no Tame): Để chăm sóc cha mẹ.
配偶者の転勤のため (Haiguusha no Tenkin no Tame): Vì vợ/chồng chuyển công tác.
Lý do sức khỏe:
健康上の理由により (Kenkoujou no Riyuu ni yori): Vì lý do sức khỏe.
病気療養のため (Byouki Ryouyou no Tame): Để điều trị bệnh.
Phát triển sự nghiệp:
キャリアアップのため (Kyaria Appu no Tame): Để phát triển sự nghiệp.
新たな分野に挑戦したいため (Arata na Bunya ni Chousen Shitai Tame): Vì muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực mới.
Chuyển việc:
転職のため (Tenshoku no Tame): Để chuyển sang công ty khác.
[Tên công ty]へ転職のため ( [Công ty] e Tenshoku no Tame): Để chuyển sang công ty [Tên công ty].
Khác:
スキルアップのため (Sukiru Appu no Tame): Để nâng cao kỹ năng.
留学のため (Ryuugaku no Tame): Để đi du học.
Ví dụ chi tiết hơn:
“長年患っておりました[Tên bệnh]の療養に専念いたしたく、退職させて頂きたく、お願い申し上げます。” (Nagane Wazaratte Orimashita [Tên bệnh] no Ryouyou ni Sennen Itashitaku, Taishoku Sasete Itadakitaku, Onegai Moushiagemasu): “Tôi muốn tập trung vào việc điều trị bệnh [Tên bệnh] mà tôi đã mắc phải trong một thời gian dài, vì vậy tôi xin phép được thôi việc.”
“この度、家庭の事情により、[Địa phương]へ引越しすることになりましたため、誠に恐縮ながら、退職させて頂きたく、お願い申し上げます。” (Kono Tabi, Katei no Jijou ni Yori, [Địa phương] e Hikkosu Koto ni Narimashita Tame, Makoto ni Kyoushuku Nagara, Taishoku Sasete Itadakitaku, Onegai Moushiagemasu): “Lần này, do hoàn cảnh gia đình, tôi phải chuyển đến [Địa phương], vì vậy tôi rất tiếc phải xin phép được thôi việc.”
3.6. Ngày thôi việc mong muốn:
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]付をもって (Nen Gatsu Nichi zuke o motte): Kể từ ngày [Ngày tháng năm].
退職させて頂きたく、お願い申し上げます (Taishoku Sasete Itadakitaku, Onegai Moushiagemasu): Kính mong được cho phép thôi việc.
3.7. Phần kết:
宜しくお願い申し上げます (Yoroshiku Onegai Moushiagemasu): Kính mong được chấp thuận.
何卒宜しくお願い申し上げます (Nani卒 Yoroshiku Onegai Moushiagemasu): Kính mong được chấp thuận (trang trọng hơn).
3.8. Lời cảm ơn:
在職中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます (Zaishoku chuu wa taihen osewa ni nari, kokoro yori kansha moushiagemasu): Trong thời gian làm việc, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, xin chân thành cảm ơn.
在職中は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます (Zaishoku chuu wa kakubetsu no go-koujou o tamawari, atsuku o-rei moushiagemasu): Trong thời gian làm việc, tôi đã nhận được sự quan tâm đặc biệt, xin chân thành cảm ơn.
皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます (Minasama no go-kenkou to go-katsuyaku o kokoro yori o-inori moushiagemasu): Tôi xin chân thành chúc tất cả mọi người sức khỏe và thành công.
4. Các Ví dụ Cụ Thể Về Giấy Xin Thôi Việc:
4.1. Mẫu 退職願 cơ bản:
“`
退職願
株式会社 [Tên công ty]
代表取締役社長 [Tên Giám đốc] 様
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]日
[Tên bạn] 印
私儀、
この度、一身上の都合により、
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]付をもって、
退職させて頂きたく、お願い申し上げます。
宜しくお願い申し上げます。
“`
4.2. Mẫu 退職届 cơ bản:
“`
退職届
株式会社 [Tên công ty]
代表取締役社長 [Tên Giám đốc] 様
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]日
[Tên bạn] 印
私儀、
この度、[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]付をもって、
退職いたします。
以上
“`
4.3. Mẫu 退職願 với lý do cá nhân:
“`
退職願
株式会社 [Tên công ty]
代表取締役社長 [Tên Giám đốc] 様
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]日
[Tên bạn] 印
私儀、
この度、一身上の都合により、
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]付をもって、
退職させて頂きたく、お願い申し上げます。
在職中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
宜しくお願い申し上げます。
“`
4.4. Mẫu 退職願 với lý do sức khỏe:
“`
退職願
株式会社 [Tên công ty]
代表取締役社長 [Tên Giám đốc] 様
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]日
[Tên bạn] 印
私儀、
この度、健康上の理由により、
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]付をもって、
退職させて頂きたく、お願い申し上げます。
在職中は色々とご配慮いただき、誠にありがとうございました。
宜しくお願い申し上げます。
“`
4.5. Mẫu 退職願 để chuyển sang công ty khác:
“`
退職願
株式会社 [Tên công ty]
代表取締役社長 [Tên Giám đốc] 様
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]日
[Tên bạn] 印
私儀、
この度、転職のため、
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]付をもって、
退職させて頂きたく、お願い申し上げます。
在職中は大変お世話になり、多くのことを学ばせていただきました。
心より感謝申し上げます。
宜しくお願い申し上げます。
“`
4.6. Mẫu 退職願 cho nhân viên hợp đồng (契約社員):
“`
退職願
株式会社 [Tên công ty]
代表取締役社長 [Tên Giám đốc] 様
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]日
[Tên bạn] 印
私儀、
契約期間満了に伴い、
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]付をもって、
退職させて頂きたく、お願い申し上げます。
契約期間中は大変お世話になり、ありがとうございました。
宜しくお願い申し上げます。
“`
4.7. Mẫu 退職願 cho nhân viên bán thời gian (アルバイト/パート):
“`
退職願
株式会社 [Tên công ty]
[Tên người quản lý] 様
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]日
[Tên bạn] 印
私儀、
アルバイトのため、一身上の都合により、
[Năm]年 [Tháng]月 [Ngày]付をもって、
退職させて頂きたく、お願い申し上げます。
短い間でしたが、大変お世話になり、ありがとうございました。
宜しくお願い申し上げます。
“`
5. Những Điều Cần Lưu Ý Khi Viết Giấy Xin Thôi Việc:
5.1. Thảo luận với cấp trên trước khi nộp đơn:
Đây là bước quan trọng nhất. Hãy nói chuyện trực tiếp với cấp trên để thông báo về ý định thôi việc của bạn.
Thảo luận về lý do thôi việc, ngày thôi việc mong muốn, và các vấn đề liên quan đến bàn giao công việc.
Việc thảo luận trước giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty và tránh những hiểu lầm không đáng có.
5.2. Tuân thủ quy định của công ty:
Tìm hiểu về quy trình xin thôi việc của công ty bạn (thời gian báo trước, mẫu đơn, người cần liên hệ, v.v.).
Tuân thủ đúng quy định để đảm bảo quá trình thôi việc diễn ra suôn sẻ.
5.3. Viết một cách lịch sự và chuyên nghiệp:
Sử dụng kính ngữ phù hợp.
Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc đổ lỗi.
Thể hiện sự biết ơn đối với công ty đã tạo điều kiện làm việc cho bạn.
5.4. Tránh đổ lỗi hoặc chỉ trích công ty:
Ngay cả khi bạn có những bất mãn với công ty, hãy tránh thể hiện chúng trong giấy xin thôi việc.
Tập trung vào những lý do cá nhân hoặc khách quan để giải thích cho quyết định của bạn.
Duy trì thái độ tích cực và xây dựng để lại ấn tượng tốt đẹp.
5.5. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp:
Đọc lại toàn bộ giấy xin thôi việc để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
Kiểm tra lại thông tin về tên công ty, tên người nhận, ngày tháng, v.v.
Nhờ người khác kiểm tra lại giúp bạn để đảm bảo tính chính xác.
6. Các Tình Huống Đặc Biệt và Cách Xử Lý:
6.1. Thôi việc do chuyển công tác (転勤) của vợ/chồng:
Lý do thôi việc: 配偶者の転勤のため (Haiguusha no Tenkin no Tame) – Vì vợ/chồng chuyển công tác.
Có thể nêu rõ địa điểm chuyển công tác của vợ/chồng.
Ví dụ: “この度、配偶者が[Địa điểm]へ転勤することになり、[Năm]年[Tháng]月[Ngày]付をもって、退職させて頂きたく、お願い申し上げます。” (Kono Tabi, Haiguusha ga [Địa điểm] e Tenkin suru Koto ni Nari, [Năm] Nen [Tháng] Gatsu [Ngày] Nichi zuke o motte, Taishoku Sasete Itadakitaku, Onegai Moushiagemasu).
6.2. Thôi việc do chăm sóc gia đình (介護):
Lý do thôi việc: 親の介護のため (Oya no Kaigo no Tame) – Để chăm sóc cha mẹ.
Có thể nêu rõ tình trạng sức khỏe của người cần chăm sóc.
Ví dụ: “この度、父[hoặc 母]の介護が必要となり、[Năm]年[Tháng]月[Ngày]付をもって、退職させて頂きたく、お願い申し上げます。” (Kono Tabi, Chichi [hoặc Haha] no Kaigo ga Hitsuyou to Nari, [Năm] Nen [Tháng] Gatsu [Ngày] Nichi zuke o motte, Taishoku Sasete Itadakitaku, Onegai Moushiagemasu).
6.3. Thôi việc do bất đồng với đồng nghiệp hoặc cấp trên:
Trong trường hợp này, nên tránh nêu rõ lý do này trong giấy xin thôi việc.
Sử dụng lý do chung chung như 一身上の都合により (Isshinjou no Tsugou ni yori) – Vì lý do cá nhân.
Nếu được hỏi trực tiếp, hãy trả lời một cách khéo léo và tránh đổ lỗi cho người khác.
6.4. Thôi việc do công việc không phù hợp:
Tương tự như trường hợp trên, nên tránh nêu rõ lý do này trong giấy xin thôi việc.
Sử dụng lý do chung chung hoặc lý do phát triển sự nghiệp (キャリアアップのため – Kyaria Appu no Tame).
Ví dụ: “この度、今後のキャリアプランを考え、新たな分野に挑戦したいため、[Năm]年[Tháng]月[Ngày]付をもって、退職させて頂きたく、お願い申し上げます。” (Kono Tabi, Kongo no Kyariapuran o Kangae, Arata na Bunya ni Chousen Shitai Tame, [Năm] Nen [Tháng] Gatsu [Ngày] Nichi zuke o motte, Taishoku Sasete Itadakitaku, Onegai Moushiagemasu).
7. Sau Khi Nộp Giấy Xin Thôi Việc:
7.1. Bàn giao công việc:
Lập danh sách các công việc cần bàn giao.
Hướng dẫn chi tiết cho người tiếp nhận công việc.
Đảm bảo tất cả các công việc được bàn giao đầy đủ và đúng thời hạn.
7.2. Chào tạm biệt đồng nghiệp:
Gửi lời cảm ơn và lời chúc tốt đẹp đến đồng nghiệp.
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp sau khi thôi việc.
7.3. Nhận các giấy tờ cần thiết:
Giấy chứng nhận thôi việc (退職証明書 Taishoku Shoumeisho)
Giấy tờ liên quan đến bảo hiểm (健康保険 Kenkou Hoken, 雇用保険 Koyou Hoken)
Các giấy tờ khác theo quy định của công ty.
8. Tổng Kết và Lời Khuyên:
Việc viết giấy xin thôi việc bằng tiếng Nhật đòi hỏi sự cẩn trọng, lịch sự và tuân thủ các quy định của công ty. Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong quá trình chuẩn bị và nộp đơn xin thôi việc.
Lời khuyên:
Luôn luôn thảo luận với cấp trên trước khi nộp đơn.
Duy trì thái độ tích cực và chuyên nghiệp trong suốt quá trình thôi việc.
Chuẩn bị kỹ lưỡng cho quá trình bàn giao công việc.
Giữ liên lạc với đồng nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp.
Chúc bạn thành công trong công việc mới!