quy tắc 7c trong giao tiếp

Quy tắc 7C trong giao tiếp

Quy tắc 7C là một tập hợp các nguyên tắc hướng dẫn để giao tiếp hiệu quả, rõ ràng và dễ hiểu. Nó giúp đảm bảo thông điệp được truyền tải chính xác và đạt được mục tiêu mong muốn. 7C bao gồm:

1. Clarity (Rõ ràng):

Mô tả:

Thông điệp phải rõ ràng, dễ hiểu và không mơ hồ. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ chuyên môn khó hiểu trừ khi đối tượng giao tiếp có kiến thức về lĩnh vực đó. Xác định rõ mục đích của thông điệp ngay từ đầu.

Ví dụ:

Thay vì nói “Chúng ta cần tối ưu hóa quy trình để cải thiện hiệu suất,” hãy nói “Chúng ta cần làm cho quy trình làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn để đạt được kết quả tốt hơn.”

Để đạt được sự rõ ràng:

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
Tránh thuật ngữ chuyên môn (hoặc giải thích chúng).
Xác định rõ mục tiêu của thông điệp.
Sử dụng ví dụ minh họa.
Chia nhỏ thông tin thành các phần nhỏ dễ tiêu hóa.

2. Correctness (Chính xác):

Mô tả:

Thông tin phải chính xác, đúng sự thật và không sai sót. Kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu, số liệu và thông tin trước khi truyền tải. Điều này giúp xây dựng uy tín và tránh gây hiểu lầm.

Ví dụ:

Thay vì nói “Doanh thu tăng 10% so với năm ngoái,” hãy kiểm tra lại số liệu và nói “Doanh thu tăng 10.2% so với năm ngoái, đạt mức X.”

Để đạt được sự chính xác:

Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi truyền tải.
Sử dụng nguồn thông tin đáng tin cậy.
Tránh đưa ra những tuyên bố mơ hồ hoặc phóng đại.
Đính chính sai sót ngay khi phát hiện.

3. Completeness (Đầy đủ):

Mô tả:

Thông điệp phải cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để người nhận hiểu và hành động. Tránh bỏ sót thông tin quan trọng, đặc biệt là thông tin về thời gian, địa điểm, cách thức thực hiện và lý do.

Ví dụ:

Thay vì chỉ nói “Hãy đến cuộc họp vào thứ Sáu,” hãy nói “Cuộc họp sẽ diễn ra vào thứ Sáu, ngày 14 tháng 7, lúc 9:00 sáng tại phòng họp lớn để thảo luận về kế hoạch marketing quý 3.”

Để đạt được sự đầy đủ:

Xác định thông tin mà người nhận cần biết.
Cung cấp tất cả các chi tiết quan trọng (ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao, như thế nào).
Trả lời tất cả các câu hỏi tiềm năng.

4. Conciseness (Ngắn gọn):

Mô tả:

Thông điệp nên được truyền tải một cách ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Tránh sử dụng quá nhiều từ ngữ không cần thiết, lặp lại thông tin hoặc lan man.

Ví dụ:

Thay vì nói “Chúng tôi xin thông báo rằng sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định rằng…” hãy nói “Chúng tôi quyết định…”

Để đạt được sự ngắn gọn:

Loại bỏ các từ ngữ dư thừa.
Sử dụng câu ngắn gọn.
Tập trung vào thông tin quan trọng nhất.
Tránh lặp lại thông tin.

5. Consideration (Quan tâm, Thấu hiểu):

Mô tả:

Giao tiếp cần thể hiện sự quan tâm và thấu hiểu đối với người nhận. Hãy đặt mình vào vị trí của họ, suy nghĩ về nhu cầu, mong muốn và quan điểm của họ. Sử dụng ngôn ngữ tích cực và tôn trọng.

Ví dụ:

Thay vì nói “Bạn đã sai lầm khi làm điều này,” hãy nói “Tôi hiểu rằng bạn đã cố gắng hết sức, nhưng có thể có một số cách khác để tiếp cận vấn đề này.”

Để thể hiện sự quan tâm:

Sử dụng ngôn ngữ tôn trọng và tích cực.
Thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu.
Xem xét nhu cầu và mong muốn của người nhận.
Tránh sử dụng ngôn ngữ phân biệt đối xử.

6. Courtesy (Lịch sự):

Mô tả:

Giao tiếp cần thể hiện sự lịch sự, tôn trọng và nhã nhặn. Sử dụng các từ ngữ lịch sự như “xin chào,” “cảm ơn,” “làm ơn.” Tránh sử dụng ngôn ngữ thô tục, xúc phạm hoặc gây khó chịu.

Ví dụ:

Thay vì nói “Hãy làm ngay đi!” hãy nói “Làm ơn hoàn thành việc này càng sớm càng tốt. Cảm ơn bạn!”

Để thể hiện sự lịch sự:

Sử dụng các từ ngữ lịch sự (xin chào, cảm ơn, làm ơn).
Tôn trọng ý kiến của người khác.
Tránh sử dụng ngôn ngữ thô tục hoặc xúc phạm.
Thể hiện sự biết ơn.

7. Concreteness (Cụ thể):

Mô tả:

Thông điệp nên cụ thể, rõ ràng và dễ hình dung. Sử dụng dữ liệu, số liệu và ví dụ cụ thể để minh họa cho ý tưởng của bạn. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, trừu tượng hoặc chung chung.

Ví dụ:

Thay vì nói “Sản phẩm của chúng tôi rất tốt,” hãy nói “Sản phẩm của chúng tôi giúp bạn tiết kiệm 20% năng lượng và tăng tuổi thọ lên 30% so với các sản phẩm khác trên thị trường.”

Để đạt được sự cụ thể:

Sử dụng dữ liệu và số liệu cụ thể.
Sử dụng ví dụ minh họa.
Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc trừu tượng.
Mô tả chi tiết các hành động hoặc kết quả mong muốn.

Tóm lại:

Quy tắc 7C là một công cụ hữu ích để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc này, bạn có thể truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, rõ ràng và dễ hiểu, từ đó xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người khác và đạt được mục tiêu giao tiếp của mình.

Từ khoá tìm kiếm:

Quy tắc 7C
7C trong giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp
Nguyên tắc giao tiếp
Clarity (Rõ ràng)
Correctness (Chính xác)
Completeness (Đầy đủ)
Conciseness (Ngắn gọn)
Consideration (Quan tâm, Thấu hiểu)
Courtesy (Lịch sự)
Concreteness (Cụ thể)

Nguồn: Việc làm TPHCM

1. Clarity (Rõ ràng):

Mô tả:

Ví dụ:

Để đạt được sự rõ ràng:

2. Correctness (Chính xác):

Mô tả:

Ví dụ:

Để đạt được sự chính xác:

3. Completeness (Đầy đủ):

Mô tả:

Ví dụ:

Để đạt được sự đầy đủ:

4. Conciseness (Ngắn gọn):

Mô tả:

Ví dụ:

Để đạt được sự ngắn gọn:

5. Consideration (Quan tâm, Thấu hiểu):

Mô tả:

Ví dụ:

Để thể hiện sự quan tâm:

6. Courtesy (Lịch sự):

Mô tả:

Ví dụ:

Để thể hiện sự lịch sự:

7. Concreteness (Cụ thể):

Mô tả:

Ví dụ:

Để đạt được sự cụ thể:

Tóm lại:

Từ khoá tìm kiếm:

Tags:

Viết một bình luận Hủy