Ngân sách nhân sự là một phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng đến chi phí hoạt động, lợi nhuận và hiệu quả của công ty. Vậy làm thế nào để dự trù ngân sách nhân sự một cách chính xác và hợp lý? Đây là một thách thức không nhỏ đối với các nhà quản lý nhân sự (hr). Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số bước cơ bản để giúp bạn dự trù ngân sách nhân sự cho hr.
Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh và chiến lược nhân sự
Trước khi dự trù ngân sách nhân sự, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu kinh doanh của công ty trong năm tới, cũng như chiến lược nhân sự để hỗ trợ mục tiêu đó. Bạn cần phải đánh giá nhu cầu tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, thưởng, phúc lợi và các yếu tố khác liên quan đến nhân sự. Bạn cũng cần phải nghiên cứu thị trường lao động, xu hướng ngành nghề và các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến ngân sách nhân sự.
Bước 2: Phân tích dữ liệu hiện tại về nhân sự
Sau khi xác định mục tiêu và chiến lược, bạn cần phải phân tích dữ liệu hiện tại về nhân sự của công ty. Bạn cần phải thu thập thông tin về số lượng, cấp bậc, chức vụ, kỹ năng, kinh nghiệm, mức lương, chi phí phát sinh và hiệu suất của từng nhân viên. Bạn cũng cần phải tính toán tỷ lệ thoát việc, tỷ lệ giữ chân, tỷ lệ tham gia và tỷ lệ hài lòng của nhân viên. Những dữ liệu này sẽ giúp bạn đánh giá được tình hình hiện tại của nguồn nhân lực, cũng như dự báo được nhu cầu và chi phí cho năm tới.
Bước 3: Lập kế hoạch ngân sách nhân sự
Dựa trên mục tiêu, chiến lược và dữ liệu hiện tại, bạn có thể lập kế hoạch ngân sách nhân sự cho hr. Bạn cần phải xác định các khoản chi phí chính liên quan đến nhân sự, bao gồm:
– Chi phí tuyển dụng: là chi phí để thu hút, chọn lọc và tuyển dụng các ứng viên phù hợp với vị trí cần thiết. Chi phí này có thể bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí kiểm tra, chi phí duyệt hồ sơ, chi phí phỏng vấn và chi phí ký hợp đồng.
– Chi phí đào tạo: là chi phí để nâng cao kỹ năng, kiến thức và năng lực của nhân viên. Chi phí này có thể bao gồm chi phí khóa học, chi phí giảng viên, chi phí tài liệu, chi phí đi lại và chi phí ăn uống.
– Chi phí lương: là chi phí để trả lương cho nhân viên theo thời gian làm việc, cấp bậc, chức vụ và hiệu suất. Chi phí này có thể bao gồm chi phí lương cơ bản, chi phí lương thưởng, chi phí lương tăng ca và chi phí lương khác.
– Chi phí phúc lợi: là chi phí để cung cấp các quyền lợi cho nhân viên như bảo hiểm, nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ hưu và các quyền lợi khác. Chi phí này có thể bao gồm chi phí đóng bảo hiểm, chi phí trợ cấp, chi phí hỗ trợ và chi phí khác.
– Chi phí khác: là chi phí để duy trì và phát triển môi trường làm việc của nhân viên như văn phòng, thiết bị, đồ dùng, điện nước, internet và các chi phí khác. Chi phí này có thể bao gồm chi phí thuê mặt bằng, chi phí mua sắm, chi phí sửa chữa, chi phí tiêu hao và chi phí khác.
Để dự trù ngân sách nhân sự cho hr, bạn cần phải ước tính được số lượng nhân viên cần tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, thưởng, nghỉ việc và giữ lại trong năm tới. Bạn cũng cần phải xác định được mức lương và mức phúc lợi cho từng nhóm nhân viên theo cấp bậc, chức vụ và hiệu suất. Bạn cũng cần phải dự báo được các yếu tố có thể ảnh hưởng đến ngân sách nhân sự như thị trường lao động, chính sách thuế, luật lao động và các yếu tố khác. Sau đó, bạn có thể tính toán được tổng chi phí ngân sách nhân sự cho hr.
Bước 4: Đánh giá và điều chỉnh ngân sách nhân sự
Sau khi lập kế hoạch ngân sách nhân sự cho hr, bạn cần phải đánh giá và điều chỉnh ngân sách theo thực tế. Bạn cần phải so sánh ngân sách dự kiến với ngân sách thực tế để xem có sự chênh lệch nào không. Nếu có sự chênh lệch quá lớn hoặc quá thường xuyên, bạn cần phải tìm ra nguyên nhân và giải quyết kịp thời. Bạn cũng cần phải theo dõi và cập nhật liên tục các dữ liệu về nhân sự để điều chỉnh ngân sách khi có sự thay đổi. Bạn cũng cần phải báo cáo và trình bày ngân sách nhân sự cho hr cho các cấp quản lý và các bộ phận liên quan để được thông qua và hỗ trợ.
Kết luận
Dự trù ngân sách nhân sự cho hr là một công việc quan trọng và khó khăn. Nó đòi hỏi bạn phải có kiến thức về kinh doanh, nhân sự, tài chính và các yếu tố khác. Nó cũng đòi hỏi bạn phải có kỹ năng về phân tích, tính toán, dự báo và trình bày. Tuy nhiên, nếu bạn tuân theo các bước cơ bản mà chúng tôi đã chia sẻ ở trên, bạn có thể d