Việc viết email xin việc là một kỹ năng quan trọng mà bạn cần phải nắm vững khi muốn ứng tuyển vào một công ty hay tổ chức nào đó. Email xin việc không chỉ là một cách để giới thiệu bản thân, mà còn là một cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng. Để có được một email xin việc ấn tượng và hiệu quả, bạn cần phải tuân thủ một số nguyên tắc sau đây:
4.1 Tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn
Tiêu đề của email xin việc là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ nhìn thấy khi nhận được email của bạn. Do đó, bạn cần phải chọn một tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn và có liên quan đến vị trí mà bạn muốn ứng tuyển. Ví dụ, nếu bạn muốn ứng tuyển vào vị trí kế toán, bạn có thể viết tiêu đề như sau: “Ứng tuyển vị trí kế toán – Nguyễn Văn A”. Tiêu đề như vậy sẽ giúp nhà tuyển dụng biết được bạn là ai và bạn muốn làm gì.
4.2 Nên sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Địa chỉ email của bạn cũng là một yếu tố quan trọng trong việc viết email xin việc. Bạn nên sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp, có tên của bạn hoặc biệt danh phù hợp với lĩnh vực mà bạn muốn làm việc. Bạn nên tránh sử dụng những địa chỉ email có những ký tự lạ, số lượng quá nhiều hoặc những từ ngữ không phù hợp với môi trường làm việc. Ví dụ, bạn không nên sử dụng những địa chỉ email như: “cutiepie123@gmail.com”, “badboy69@yahoo.com” hay “iloveyouforever@hotmail.com”. Những địa chỉ email như vậy sẽ làm cho bạn trông thiếu chuyên nghiệp và không nghiêm túc.
4.3 Chú ý đến đoạn mở đầu trong email xin việc
Đoạn mở đầu trong email xin việc là nơi để bạn giới thiệu bản thân và lý do tại sao bạn muốn ứng tuyển vào công ty hay tổ chức đó. Bạn cần phải chú ý đến cách gọi tên và xưng hô của người nhận, cũng như cách bày tỏ sự quan tâm và kính trọng của bạn đối với họ. Bạn nên tìm hiểu trước thông tin về người nhận, như tên, chức vụ, giới tính… để có thể gọi họ một cách phù hợp. Ví dụ, nếu bạn biết được người nhận là một nữ giám đốc, bạn có thể gọi họ là: “Kính gửi bà Nguyễn Thị B, Giám đốc Công ty XYZ”. Bạn cũng nên bắt đầu email bằng một lời chào thân thiện và lịch sự, như: “Xin chào”, “Thưa” hay “Kính thưa”. Bạn nên tránh sử dụng những lời chào quá thân mật hoặc quá cứng nhắc, như: “Hi”, “Hello” hay “Dear”.
Sau khi gọi tên và chào người nhận, bạn nên giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn và rõ ràng, bao gồm tên, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và vị trí mà bạn muốn ứng tuyển. Bạn cũng nên nêu rõ nguồn thông tin mà bạn biết được về công ty hay tổ chức đó, như: website, báo chí, mạng xã hội, người quen… Ví dụ, bạn có thể viết như sau: “Tôi là Nguyễn Văn A, tốt nghiệp đại học Kinh tế Quốc dân, có 3 năm kinh nghiệm làm kế toán cho Công ty ABC. Tôi rất quan tâm đến vị trí kế toán mà Công ty XYZ đang tuyển dụng trên website của công ty.”
4.4 Hạn chế dùng dấu chấm than, dấu biểu cảm
Một trong những nguyên tắc khi viết email xin việc là hạn chế dùng dấu chấm than, dấu biểu cảm hay những ký tự đặc biệt khác. Những dấu hiệu này có thể làm cho email của bạn trông quá cảm xúc, quá phấn khích hoặc quá thiếu nghiêm túc. Bạn nên sử dụng những từ ngữ phù hợp để thể hiện sự hứng thú, sự tự tin hay sự lịch sự của bạn. Ví dụ, bạn không nên viết: “Tôi rất muốn làm việc cho công ty của bạn!!!” hay “Tôi rất vui khi nhận được email của bạn :D”. Bạn có thể viết: “Tôi rất mong muốn được làm việc cho công ty của bạn.” hay “Tôi rất cảm ơn khi nhận được email của bạn.”
4.5 Format trình bày
Format trình bày của email xin việc cũng là một yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Bạn nên chọn một font chữ đơn giản, dễ đọc và phù hợp với môi trường làm việc. Bạn nên tránh sử dụng những font chữ quá lớn, quá nhỏ, quá màu mè hay quá khó nhìn. Bạn cũng nên căn lề email của bạn một cách đều đặn và logic. Bạn nên chia email của bạn thành các đoạn văn ngắn gọn và có ý nghĩa. Bạn cũng nên sử dụng các ký hiệu như: số thứ tự, bullet point, in đậm… để làm nổi bật các điểm quan trọng trong email của bạn.
4.6 Chú ý đến lời chào ở phần kết
Phần kết của email xin việc